歸檔文件應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）要求，以通用格式形成、收集并歸檔，或轉(zhuǎn)換為通用格式，版式文件格式則按DA/T 47—2009執(zhí)行，常用格式包括PDF、PDF/A、版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等。

歸檔文件是指將電子或紙質(zhì)文件按照一定規(guī)則和方法進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目，并存儲(chǔ)在檔案庫中，以便于日后查找和利用的過程。